QUY CHẾ SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ĐỐI TÁC SFVN

“Văn phòng đối tác SFVN” là địa điểm làm việc do Công ty Cổ phần Đầu tư SFVN quản lý, vận hành hoặc bố trí sử dụng, bao gồm các khu vực chức năng phục vụ hoạt động làm việc, tiếp khách, họp, đào tạo, hội thảo và các hoạt động liên quan. Văn phòng đối tác SFVN được bố trí nhằm hỗ trợ Đối tác trong quá trình phát triển hoạt động kinh doanh hàng hóa phái sinh theo phạm vi hợp tác với SFVN.

Điều 1. Mục đích

Quy chế này quy định về việc sử dụng văn phòng, khu vực làm việc chung, phòng họp, khu vực tiếp khách, đào tạo, hội thảo và các tiện ích liên quan tại văn phòng Đối tác của Công ty Cổ phần Đầu tư SFVN.

Quy chế nhằm bảo đảm việc sử dụng văn phòng được thực hiện đúng mục đích, chuyên nghiệp, an toàn, hiệu quả; đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho Đối tác, khách hàng trong quá trình làm việc, trao đổi, tiếp đón, đào tạo và tham gia các hoạt động tại Văn phòng Đối tácSFVN, không ảnh hưởng đến hoạt động chung, tài sản, thương hiệu và uy tín của SFVN.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với:

1. Các Đối tác chính thức của SFVN.

2. Nhân sự, cộng tác viên, đại diện của Đối tác được SFVN chấp thuận vào làm việc tại văn phòng.

3. Khách hàng, học viên, khách mời hoặc bên thứ ba do Đối tác mời đến văn phòng.

4. Các cá nhân, bộ phận của SFVN có liên quan đến việc quản lý, vận hành và hỗ trợ sử dụng văn phòng.

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng văn phòng

1. Đối tác được sử dụng văn phòng SFVN để làm việc, tiếp đón khách hàng, tổ chức họp, đào tạo, hội thảo hoặc các hoạt động phù hợp với phạm vi hợp tác với SFVN. Đối tác chỉ được sử dụng Văn phòng SFVN cho các hoạt động liên quan đến hàng hóa phái sinh và các hoạt động khác thuộc phạm vi hợp tác đã được SFVN chấp thuận. Đối tác không được sử dụng văn phòng, cơ sở vật chất, hình ảnh, tên gọi, logo, thương hiệu hoặc địa chỉ của SFVN để thực hiện, quảng bá, tư vấn, giới thiệu, môi giới, kinh doanh hoặc tổ chức sự kiện liên quan đến các lĩnh vực khác ngoài hoạt động hàng hóa phái sinh.

2. Việc sử dụng văn phòng là quyền sử dụng có điều kiện, không làm phát sinh quyền thuê, quyền sở hữu, quyền đặt trụ sở, quyền đại diện pháp lý hoặc bất kỳ quyền độc lập nào của Đối tác đối với địa điểm, tài sản, thương hiệu hoặc cơ sở vật chất của SFVN.

3. Đối tác không được sử dụng văn phòng SFVN để thực hiện các hoạt động trái pháp luật, trái đạo đức xã hội, vượt quá phạm vi hợp tác hoặc gây ảnh hưởng đến uy tín, quyền và lợi ích hợp pháp của SFVN.

4. Đối tác, nhân sự Đối tác và khách đi cùng phải tuân thủ Quy chế này, Nội quy văn phòng, quy định an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy, bảo mật thông tin và các quy định chung khác của SFVN.

Điều 4. Thời gian sử dụng văn phòng

1. Thời gian làm việc thông thường của văn phòng SFVN là từ 08:00 đến 18:00, từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ ngày nghỉ lễ, Tết hoặc các ngày nghỉ khác theo thông báo của SFVN.

2. Trường hợp Đối tác có nhu cầu sử dụng văn phòng ngoài thời gian làm việc thông thường, bao gồm từ 18:00 đến 21:00 các ngày trong tuần hoặc vào thứ Bảy, Chủ nhật, Đối tác phải đăng ký trước tối thiểu 01 ngày làm việc để SFVN xem xét và sắp xếp.

3. SFVN có quyền chấp thuận, từ chối hoặc điều chỉnh thời gian sử dụng ngoài giờ căn cứ vào điều kiện vận hành, nhân sự, an ninh, kỹ thuật và lịch sử dụng thực tế của văn phòng.

4. Đối tác không được tự ý lưu lại, sử dụng văn phòng ngoài giờ hoặc đưa người vào văn phòng ngoài khung giờ đã được SFVN xác nhận.

Điều 5. Đăng ký thông tin nhân sự Đối tác và khách đến làm việc

1. Đối tác phải đăng ký trước thông tin của nhân sự, cộng tác viên, đại diện hoặc cá nhân thuộc Đối tác có nhu cầu vào làm việc, họp, tiếp khách hoặc tham gia hoạt động tại văn phòng SFVN.

2. Thông tin đăng ký bao gồm: họ và tên, số điện thoại, đơn vị phụ trách, thời hạn sử dụng văn phòng và các thông tin khác theo yêu cầu của SFVN.

3. Nhân sự Đối tác đã đăng ký và được SFVN xác nhận sẽ được cấp thẻ Đối tác có mã QR hoặc hình thức nhận diện phù hợp khác. Khi vào làm việc tại văn phòng, nhân sự Đối tác phải thực hiện check-in bằng mã QR hợp lệ.

4. Khách hàng, học viên, khách mời hoặc bên thứ ba do Đối tác mời đến văn phòng phải có nhân viên SFVN hoặc nhân sự Đối tác đã đăng ký đi cùng.

5. Đối tác chịu trách nhiệm về thông tin đăng ký, hành vi và việc tuân thủ quy định của nhân sự, khách hàng, học viên, khách mời do Đối tác đưa đến văn phòng SFVN.

Điều 6. Khu vực được phép sử dụng

1. Đối tác, nhân sự Đối tác và khách đi cùng chỉ được sử dụng đúng tầng, khu vực làm việc, khu vực tiếp khách, phòng họp, phòng đào tạo hoặc khu vực chung theo phạm vi do SFVN quy định hoặc xác nhận.

2. Đối tác không được tự ý di chuyển sang các tầng, phòng ban, khu vực nội bộ, khu vực làm việc riêng, khu vực lưu trữ hồ sơ, khu vực kỹ thuật, khu vực dữ liệu hoặc khu vực không dành cho Đối tác/khách hàng.

3. Khách hàng hoặc khách mời của Đối tác không được tự do di chuyển trong văn phòng nếu không có nhân viên SFVN hoặc nhân sự Đối tác đã đăng ký đi cùng.

4. SFVN có quyền yêu cầu Đối tác, nhân sự Đối tác hoặc khách đi cùng rời khỏi khu vực không đúng quy định hoặc chấm dứt việc sử dụng văn phòng nếu có hành vi vi phạm.

Điều 7. Sử dụng khu vực làm việc chung

1. Đối tác được sử dụng khu vực làm việc chung theo phạm vi, thời gian và vị trí do SFVN bố trí, nhằm bảo đảm sự thuận tiện cho công việc và phù hợp với việc vận hành chung của văn phòng.

2. Trong quá trình sử dụng, Đối tác không tự ý chiếm dụng chỗ ngồi cố định, thay đổi bố trí văn phòng, di chuyển bàn ghế, thiết bị hoặc lắp đặt thêm vật dụng khi chưa có sự đồng ý của SFVN.

3. Đối tác không để lại tài liệu, hàng hóa, thiết bị, vật dụng cá nhân hoặc tài sản có giá trị tại khu vực chung sau khi sử dụng, trừ trường hợp đã được SFVN chấp thuận.

4. SFVN khuyến nghị Đối tác chủ động bảo quản tài sản cá nhân và tài sản của mình trong quá trình làm việc tại văn phòng. SFVN không chịu trách nhiệm đối với các mất mát, hư hỏng phát sinh đối với tài sản cá nhân hoặc tài sản của Đối tác để tại văn phòng, trừ trường hợp được xác định do lỗi trực tiếp của SFVN.

Điều 8. Đặt lịch và sử dụng phòng họp

1. Đối tác thực hiện đặt lịch phòng họp trước khi sử dụng thông qua đầu mối phụ trách của SFVN, hệ thống đăng ký nội bộ hoặc phương thức khác do SFVN thông báo.

2. Việc sử dụng phòng họp được thực hiện sau khi SFVN xác nhận về thời gian, phòng họp, số lượng người tham dự và mục đích sử dụng.

3. Để bảo đảm việc sắp xếp phòng họp được thuận tiện và không ảnh hưởng đến lịch sử dụng chung, Đối tác không tự ý sử dụng phòng họp khi chưa đặt lịch hoặc khi lịch sử dụng chưa được SFVN xác nhận.

4. Phòng họp được sử dụng cho các mục đích như họp, tiếp khách, đào tạo, hội thảo hoặc các hoạt động đã đăng ký. Đối tác không sử dụng phòng họp làm nơi làm việc cá nhân kéo dài hoặc chiếm dụng phòng họp ngoài mục đích đã đăng ký.

5. Sau khi sử dụng, Đối tác hoàn trả hiện trạng ban đầu, thu dọn tài liệu, vật dụng cá nhân, rác thải và tắt các thiết bị đã sử dụng nếu không còn nhu cầu.

Điều 9. Tổ chức đào tạo, hội thảo, sự kiện

1. Đối tác có thể tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo, workshop, gặp gỡ khách hàng hoặc sự kiện tại văn phòng SFVN sau khi đã đăng ký và được SFVN xác nhận trước.

2. Nội dung đăng ký bao gồm: thời gian, địa điểm, chủ đề, số lượng người tham dự, người phụ trách, diễn giả, tài liệu sử dụng và các yêu cầu hỗ trợ khác nếu có.

3. Nội dung đào tạo, hội thảo, tư vấn hoặc chia sẻ cần phù hợp với quy định pháp luật, phạm vi hợp tác với SFVN và định hướng truyền thông chung của Công ty. Đối tác cần bảo đảm nội dung trình bày không gây hiểu nhầm về sản phẩm, dịch vụ, tư cách pháp lý, năng lực, cam kết lợi nhuận hoặc trách nhiệm của SFVN.

4. Trong quá trình tư vấn, chia sẻ hoặc làm việc với khách hàng, Đối tác không đưa ra các cam kết chắc chắn về lợi nhuận, bảo toàn vốn, hiệu quả đầu tư hoặc các tuyên bố có thể khiến khách hàng, nhà đầu tư hoặc người tham dự hiểu chưa đúng về rủi ro và bản chất của sản phẩm, dịch vụ.

5. Các tài liệu, slide, banner, hình ảnh hoặc thông tin truyền thông có sử dụng tên, logo, thương hiệu, hình ảnh hoặc nhận diện của SFVN cần được SFVN xem xét và chấp thuận trước khi sử dụng.

6. SFVN có thể đề nghị Đối tác điều chỉnh nội dung, hình thức tổ chức hoặc tạm dừng, hủy bỏ sự kiện trong trường hợp nội dung, cách thức tổ chức hoặc thành phần tham dự chưa phù hợp với quy định và định hướng chung của SFVN.

Điều 10. Tiếp đón khách hàng, sử dụng tài sản và tuân thủ quy định chung

1. Đối tác được tiếp đón khách hàng và thực hiện hoạt động kinh doanh tại các khu vực được SFVN cho phép. Đối tác cần bảo đảm khách hàng hiểu đúng tư cách làm việc của Đối tác, không gây nhầm lẫn rằng Đối tác là nhân sự, phòng ban, chi nhánh hoặc đại diện pháp lý của SFVN nếu không có ủy quyền hợp lệ.

2. Đối tác không nhân danh SFVN để ký kết, cam kết, thu tiền, nhận tiền, nhận hồ sơ, đưa ra chính sách hoặc thỏa thuận với khách hàng nếu chưa được SFVN ủy quyền bằng văn bản. Các thông tin cung cấp cho khách hàng cần chính xác, đầy đủ và không gây hiểu nhầm về SFVN, sản phẩm, dịch vụ, phí, chính sách, rủi ro hoặc quyền lợi của khách hàng.

3. Đối tác được sử dụng tài sản, thiết bị và tiện ích văn phòng trong phạm vi SFVN cho phép; đồng thời có trách nhiệm bảo quản, sử dụng đúng mục đích, giữ gìn vệ sinh, trật tự và không làm ảnh hưởng đến không gian làm việc chung.

4. Đối tác có trách nhiệm bảo mật thông tin liên quan đến SFVN, khách hàng, nhân sự, đối tác, dữ liệu kinh doanh, tài liệu nội bộ và các thông tin khác biết được trong quá trình sử dụng văn phòng.

5. Việc chụp ảnh, quay phim, ghi âm, phát trực tiếp, đăng tải hình ảnh hoặc sử dụng tên, logo, thương hiệu, địa chỉ văn phòng SFVN chỉ được thực hiện khi có sự chấp thuận của SFVN.

6. Trường hợp phát sinh khiếu nại, tranh chấp, phản ánh từ khách hàng hoặc thiệt hại liên quan đến hành vi của Đối tác, nhân sự Đối tác hoặc khách đi cùng, Đối tác có trách nhiệm phối hợp xử lý và chịu trách nhiệm theo mức độ lỗi của mình.

7. Đối tác, nhân sự Đối tác và khách đi cùng phải tuân thủ Nội quy, Quy định chung của Công ty; không hút thuốc, sử dụng rượu bia, chất kích thích, chất dễ cháy nổ hoặc tổ chức hoạt động không phù hợp trong văn phòng, trừ trường hợp được SFVN cho phép.

Điều 11. Các hành vi bị nghiêm cấm

Đối tác, nhân sự Đối tác và khách đi cùng không được thực hiện các hành vi sau:

1. Sử dụng văn phòng SFVN cho mục đích trái pháp luật, lừa đảo, huy động vốn trái phép, kinh doanh không được phép hoặc hoạt động ngoài phạm vi hợp tác.

2. Sử dụng văn phòng, cơ sở vật chất, hình ảnh, tên gọi, logo, thương hiệu hoặc địa chỉ của SFVN để thực hiện, quảng bá, tư vấn, giới thiệu, môi giới, kinh doanh hoặc tổ chức sự kiện liên quan đến các lĩnh vực khác ngoài hoạt động hàng hóa phái sinh hoặc ngoài phạm vi hợp tác đã được SFVN chấp thuận.

3. Nhân danh SFVN để ký kết, cam kết, thu tiền, nhận tiền, bảo lãnh, xác nhận hoặc thực hiện giao dịch khi chưa được ủy quyền.

4. Đưa ra cam kết lợi nhuận, cam kết bảo toàn vốn, cam kết hiệu quả đầu tư hoặc thông tin gây hiểu nhầm cho khách hàng.

5. Tự ý đưa người không đăng ký vào văn phòng hoặc để khách đi vào khu vực không được phép.

6. Tự ý sử dụng, di chuyển, chiếm dụng, làm hư hỏng tài sản, thiết bị, hồ sơ hoặc tài liệu của SFVN.

7. Tiết lộ, sử dụng trái phép hoặc khai thác thông tin bảo mật của SFVN, khách hàng, nhân sự hoặc Đối tác khác.

8. Gây mất trật tự, gây tiếng ồn, tranh cãi, xúc phạm, quấy rối, đe dọa hoặc có hành vi thiếu chuẩn mực tại văn phòng.

9. Cản trở hoạt động vận hành của SFVN hoặc không tuân thủ hướng dẫn của bộ phận quản lý văn phòng.

Điều 12. Xử lý vi phạm

Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, SFVN có quyền áp dụng một hoặc nhiều biện pháp sau:

1. Nhắc nhở, cảnh cáo bằng lời nói hoặc bằng văn bản.

2. Yêu cầu Đối tác khắc phục vi phạm, xin lỗi, cải chính hoặc bồi thường thiệt hại.

3. Tạm ngừng quyền sử dụng văn phòng của cá nhân vi phạm hoặc toàn bộ Đối tác.

4. Thu hồi thẻ ra vào, mã QR, quyền truy cập hoặc quyền đặt lịch sử dụng phòng họp, phòng đào tạo.

5. Hủy lịch sử dụng văn phòng, lịch sự kiện hoặc quyền tổ chức hội thảo tại SFVN.

6. Chấm dứt quyền sử dụng văn phòng.

7. Xem xét chấm dứt hợp đồng/thỏa thuận hợp tác với Đối tác.

8. Thực hiện các biện pháp pháp lý cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của SFVN.

Điều 13. Trách nhiệm của SFVN

SFVN có trách nhiệm:

1. Bố trí, quản lý và vận hành khu vực văn phòng chia sẻ theo điều kiện thực tế.

2. Hướng dẫn Đối tác thực hiện thủ tục đăng ký, ra vào, đặt lịch và sử dụng văn phòng.

3. Kiểm soát an ninh, an toàn, vệ sinh, trật tự và việc sử dụng tài sản chung.

4. Xử lý các yêu cầu, phản ánh hoặc vi phạm phát sinh trong quá trình Đối tác sử dụng văn phòng.

5. Cập nhật, sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết.

Điều 14. Trách nhiệm của Đối tác

Đối tác có trách nhiệm:

1. Phổ biến Quy chế này cho nhân sự, cộng tác viên, đại diện, khách hàng và khách mời của mình.

2. Chịu trách nhiệm về hành vi của người do Đối tác cử đến hoặc mời đến văn phòng SFVN.

3. Tuân thủ đúng phạm vi, thời gian và khu vực sử dụng văn phòng được SFVN cho phép.

4. Chủ động đăng ký lịch sử dụng phòng họp, phòng đào tạo, khu vực tiếp khách hoặc sự kiện theo quy trình của SFVN.

5. Bảo vệ tài sản, thông tin, hình ảnh, uy tín và môi trường làm việc chuyên nghiệp của SFVN.

6. Phối hợp với SFVN xử lý khiếu nại, tranh chấp, sự cố hoặc vi phạm phát sinh.

Điều 15. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được SFVN ban hành hoặc từ thời điểm được thông báo đến Đối tác.

2. Quy chế này là một phần trong quá trình hợp tác giữa SFVN và Đối tác liên quan đến việc sử dụng văn phòng, khu vực làm việc chung, khu vực tiếp khách, đào tạo, hội thảo.

3. SFVN có quyền sửa đổi, bổ sung Quy chế này tùy theo nhu cầu quản lý, vận hành và quy định pháp luật. Nội dung sửa đổi, bổ sung sẽ được thông báo cho Đối tác theo phương thức phù hợp trước khi áp dụng.